Privacyverklaring
1. Wie zijn wij
ideas at work b.v., Braamduin 5, 3768 CG Soest, KvK-nummer 30146816, BTW-nummer NL806434120B01, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Vragen? Mail of bel: hello@ideasatwork.nl of +31 655 823 699.
Deze verklaring geldt voor www.ideasatwork.nl en onze coaching- en adviesdiensten. Voor de dienst Energy AutoPilot (eap.ideasatwork.nl) geldt een eigen privacyverklaring.
2. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grond
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Je bezoekt de website | IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype (serverlogs) | Website beschikbaar en veilig houden | Gerechtvaardigd belang | Kortdurend; normaal maximaal 30 dagen |
| Je neemt contact op (e-mail, telefoon) | Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van je bericht | Je vraag beantwoorden en een voorstel doen | Gerechtvaardigd belang / voorbereiding van een overeenkomst | Maximaal 2 jaar na het laatste contact |
| Je plant een gesprek in via de agenda-link | Wat je daar invult (o.a. naam, e-mailadres, tijdstip) | Afspraak inplannen | Gerechtvaardigd belang / voorbereiding van een overeenkomst | Zie bewaartermijn contact; de agenda-dienst hanteert daarnaast eigen termijnen |
| Je wordt klant (coaching, advies, training) | Contact- en factuurgegevens, afspraken en opdrachtgegevens | Opdracht uitvoeren, factureren, administratie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting | Fiscale administratie 7 jaar; overige opdrachtgegevens zo kort als mogelijk |
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens via de website, nemen geen geautomatiseerde besluiten en verkopen je gegevens niet.
3. Geen cookies, geen tracking
Deze website gebruikt geen analytics, geen advertentie- of trackingdiensten en geen social-media-plug-ins. De lettertypes worden vanaf onze eigen server geladen, zodat je IP-adres daarvoor niet naar derden gaat. Lees meer in ons cookiebeleid.
4. Met wie delen wij gegevens
- Hosting en e-mail: onze website en e-mail worden gehost bij TransIP B.V. (Nederland). Zij verwerken gegevens in onze opdracht (verwerkersovereenkomst).
- Agenda-dienst: als je via de link een gesprek inplant, doe je dat op de website van cal.eu. Daar geldt hun eigen privacyverklaring.
- Externe links: via onze website kun je naar andere websites gaan (bijvoorbeeld LinkedIn). Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun omgang met gegevens.
- Overheid of toezichthouder alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Voor zover wij weten worden je gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt. Gebeurt dat in een specifiek geval wel, dan zorgen we voor passende waarborgen.
5. Beveiliging
De verbinding met onze website is versleuteld (HTTPS). Toegang tot systemen met persoonsgegevens is beveiligd met wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie; apparaten zijn vergrendeld en we beperken de toegang tot wie het nodig heeft.
6. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van de verwerking van je gegevens, op overdracht van je gegevens, en om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar hello@ideasatwork.nl of +31 655 823 699; we reageren binnen een maand, en kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dit voor het laatst gebeurde.
Privacy statement
1. Who we are
ideas at work b.v., Braamduin 5, 3768 CG Soest, the Netherlands, Chamber of Commerce no. 30146816, VAT NL806434120B01, is the controller for the processing of personal data described in this privacy statement. Questions? Email or call: hello@ideasatwork.nl or +31 655 823 699.
This statement covers www.ideasatwork.nl and our coaching and advisory services. The Energy AutoPilot service (eap.ideasatwork.nl) has its own privacy statement.
2. What we process, why, and on what basis
| Situation | Data | Purpose | Legal basis | Retention |
|---|---|---|---|---|
| You visit the website | IP address, time, requested page, browser type (server logs) | Keeping the website available and secure | Legitimate interest | Short-term; normally up to 30 days |
| You contact us (email, phone) | Name, company, email, phone number, content of your message | Answering your question and making a proposal | Legitimate interest / steps prior to a contract | Up to 2 years after last contact |
| You book a call via the calendar link | What you enter there (e.g. name, email, time slot) | Scheduling a meeting | Legitimate interest / steps prior to a contract | See contact retention; the calendar service applies its own periods as well |
| You become a client (coaching, advisory, training) | Contact and invoicing details, agreements and assignment data | Performing the assignment, invoicing, bookkeeping | Performance of a contract; legal obligation | Tax records 7 years; other assignment data no longer than necessary |
We do not process special categories of personal data through the website, make no automated decisions, and do not sell your data.
3. No cookies, no tracking
This website uses no analytics, no advertising or tracking services and no social-media plug-ins. Fonts are loaded from our own server, so your IP address is not sent to third parties for that purpose. See our cookie policy.
4. Who we share data with
- Hosting and email: our website and email are hosted by TransIP B.V. (the Netherlands), which processes data on our behalf under a data processing agreement.
- Calendar service: when you book a call through the link you do so on the cal.eu website, where their own privacy statement applies.
- External links: our website links to other sites (for example LinkedIn). We are not responsible for how they handle data.
- Authorities only where we are legally required to.
As far as we know, your data is not processed outside the European Economic Area. If that does happen in a specific case, we make sure appropriate safeguards are in place.
5. Security
The connection to our website is encrypted (HTTPS). Access to systems holding personal data is protected with passwords and, where possible, two-factor authentication; devices are locked and access is limited to those who need it.
6. Your rights
You have the right to access, rectify, erase and restrict the processing of your data, to data portability, and to object to processing based on legitimate interest. Where you gave consent, you can withdraw it at any time. Send your request to hello@ideasatwork.nl or +31 655 823 699; we respond within one month and may ask you to confirm your identity.
Not happy with how we handle your data? Please contact us first. You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Changes
We update this statement when our practices or the law change. The date at the top shows the latest revision.